Mitä tarkoitamme, kun puhumme keskittämisestä?
Keskittäminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että kaikki tulliselvityksesi saatetaan yhden palveluntarjoajan alaisuuteen.
Tämä on tärkeää siksi, että saat monia etuja, kun työskentelet yhden tullikumppanin kanssa. Voit hyötyä kaupallisista kannustimista, kuten volyymialennuksista, mutta se myös yksinkertaistaa tulliasioinnin prosessia ja hallintaa:
- Yksi tietolähde raportointia varten.
- Yhtenäinen laskutus, usein koontina.
- Yksi yhteyspiste asiointiin.
- Yksi tapa tehdä vienti-ilmoitus.
Joistakin näistä eduista on hyötyä jo tullauksen aikana, esimerkiksi, sinun ei tarvitse miettiä, mikä agentti tekee mitäkin. Samoin tulliselvityksen jälkeen, jos sinun on toimitettava tietoja tulliviranomaisille tarkastuksen aikana tai tehtävä organisaation sisäisiä auditointeja, tiedot ovat jo valmiiksi saatavilla. Tietojen ilmoittamistavassa ei myöskään tällöin ole eroavaisuuksia, sillä tietojen muoto ja järjestelmät voivat usein vaihdella agenttikohtaisesti.
Kun prosessiin on luotu vahva perusta ja se on yhdenmukaistettu keskittämällä, voidaan siirtyä optimoimaan toimintaa toisella tasolla: automatisoimalla.
Miten automaatio liittyy vientiselvitykseen?
Kun tavoitellaan prosessien yksinkertaistamista ja halutaan alentaa riskitasoa, automaatio on valttia. Kun yksi ainoa numero syötetään virheellisesti yhdestä tietojen syöttökerrasta toiseen, aiheutuu epäsäännöllisyyksiä. Olipa kyse sitten virheellisestä tulli-ilmoituksesta tai sisäisestä raportoinnista, epätarkka data ei ole toivottavaa.
Vaihtelut siinä, miten eri tullikumppanit syöttävät tietoja eri järjestelmiin, vaikuttavat myös loppulukuihin. Tämän vuoksi uskomme, että täysi automatisointi onnistuu parhaiten vain keskitetysti. Ilman tätä voimme luottaa vain prosessin toiseen puoleen, sen alkuun. Toki myös osittaisen, suuren volyymin keskittämisessä saavutetaan jo hyötyjä.
Automaation alkuprosessissa on varmistettava, että tiedot liikkuvat järjestelmien välillä tehokkaasti. Voimme toteuttaa tämän EDI-yhteydellä, käyttämällä erilaisia sähköisiä aineistoja tai lukemalla kaupalliset asiakirjat älykkään asiakirjojenkäsittelyn avulla.
Kun kaikki toimii sujuvasti automaation avulla, voit olla varma, että poikkeamien riski on minimaalinen, ilmoitukset prosessoidaan aikataulussa ja tuloksena tiedot ovat luotettavia, jos tarvitset niistä raportin.
Viennin sähköiset tiedot voidaan lähettää myös määräpaikassa toimivalle tuontiedustajalle. Mikäli osapuolena on Customs Support (kuten esimerkiksi EU:sta vietäessä Iso-Britanniaan), meillä on mahdollisuus hoitaa tämä osana end-to-end tulliselvityspalveluamme.
Mitä muita hyötyjä automatisoinnilla on yksinkertaistamisen ja oikeellisuuden lisäksi?
Kuten missä tahansa toimitusketjun osassa, kasvun yhteydessä on oleellista varautua myös tulli-ilmoittamisen lisäresurssien tarpeeseen. Vientitullauksen osalta hukkaan heitetyt resurssit voivat tarkoittaa seuraavaa:
- Aikaa, joka tiimisi on käytettävä tulliselvitysprosessin koordinointiin.
- Toistuvista manuaalisista tehtävistä, kuten sähköposteista, aiheutuvat kustannukset.
- Virheriski ja compliance-rikkomusten vaikutukset nykyiseen liiketoimintaasi.
- (Useiden) tullauskumppaneiden hallinta.
Kun käytössäsi on vankka keskitetty automaattinen prosessi, nämä "esteet" ovat minimaalisia. Voit skaalata sadasta ilmoituksesta tuhanteen tai useampaan ja valmis prosessi hoitaa suurimman osan raskaasta työstä puolestasi.
Kun tullausprosessi toimii tehokkaasti, voit lisäksi saada muita etuja, kuten AEOC-lisenssin, helpommin.
Vaikka et tällä hetkellä harkitsisikaan skaalaamista tai AEO-aseman saamista, näiden asioiden hoitaminen tilaisuuden tullen voi olla ratkaisevaa sen välillä, tartutko tilaisuuteen vai menetätkö sen.
Mitkä ovat suurimmat vastalauseet, joihin törmäät prosessien automatisoinnissa?
Tavallisesti tulliprosesseista vastaava henkilö saattaa vastustaa muutosta, koska hän ei ole tottunut automaatioon. Hän saattaa olla epävarma siitä, tukisiko IT sitä, tai hän on huolissaan muutosten tekemiseen tarvittavasta työmäärästä ja vaikutuksista nykyisiin toimintamalleihin.
Useimmiten keskustelu IT:n kanssa kuitenkin osoittaa, että heillä olisi jo käsitys, miten edetä ja he olisivat halukkaita tekemään yhteistyötä digitaalisen tulliyhteyden asiantuntijoidemme kanssa. Yhdessä voimme laatia käyttöönottosuunnitelman, joka vaikuttaa mahdollisimman vähän heidän nykyisiin toimintoihinsa.
Ensisilmäyksellä se voi vaikuttaa isolta projektilta, mutta meidän lähestymistapamme ansiosta sinun tarvitsee vain toimittaa meille tietosi haluamallasi menetelmällä ja me hoidamme loput.
Mitä sanoisit henkilölle, joka on kiinnostunut käyttämään automatisointia vientitulleissaan?
Sanoisin, että meidän pitäisi keskustella. Tulliasioiden digitalisoinnista tulee vuosi vuodelta tärkeämpää ja paras aika tutustuttaa automatisaatiota tullaus- ja vientiprosessiisi on nyt. Customs Support tarjoaa digitaalisia tullipalveluja kaikkialla Euroopassa, joten voimme auttaa sinua riippumatta siitä, missä päin EU:ta, UK:ta tai Sveitsiä tarvitset meitä. Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja.
